Cách viết nhãn phụ tiếng Việt đúng quy định cho hàng Thái

Nhãn phụ là gì và khi nào bắt buộc phải có

Nhãn phụ là nhãn tiếng Việt dán thêm lên sản phẩm nhập khẩu, dùng để thể hiện những nội dung bắt buộc mà nhãn gốc tiếng Thái hoặc tiếng Anh không có. Nó không thay thế nhãn gốc, cũng không được dán che mất nhãn gốc. Hiểu đơn giản: nhãn gốc là của nhà sản xuất, nhãn phụ là của mình, người đưa hàng ra thị trường Việt Nam.

Nguyên tắc chung theo quy định về nhãn hàng hoá là hàng hoá nhập khẩu lưu thông tại Việt Nam phải có nhãn tiếng Việt với các nội dung bắt buộc, và nhãn phụ phải được dán trước khi hàng bán ra. Nghĩa là khâu này không phải việc làm sau khi hàng đã lên kệ, mà là việc làm ở kho.

Một điểm nhiều bạn hiểu lệch: nhãn phụ không giải quyết được vấn đề công bố. Mỹ phẩm nhập khẩu vẫn phải công bố, **thực phẩm chức năng Thái Lan** vẫn phải tự công bố hoặc đăng ký bản công bố tuỳ nhóm, và nhãn phụ chỉ là phần thể hiện thông tin. Có nhãn phụ đẹp mà chưa công bố thì vẫn là hàng chưa đủ điều kiện lưu thông.

Vì quy định về nhãn và về công bố có sửa đổi theo thời gian, mình luôn khuyên kiểm tra lại với Cục Quản lý Dược (mỹ phẩm), cơ quan quản lý an toàn thực phẩm (thực phẩm, thực phẩm bổ sung) hoặc đơn vị làm thủ tục của bạn trước khi in số lượng lớn.

Những nội dung phải có trên nhãn phụ

Đây là phần nên viết ra giấy rồi mới mở file thiết kế. Các nhóm thông tin bắt buộc thường gặp gồm:

• **Tên hàng hoá** bằng tiếng Việt. Tên phải phản ánh đúng bản chất sản phẩm, không được đặt tên gợi công dụng mà sản phẩm không có.
• **Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hoá**. Với hàng nhập khẩu, đây là tên và địa chỉ của nhà nhập khẩu, ghi đầy đủ như trên giấy đăng ký kinh doanh.
• **Xuất xứ hàng hoá**: ghi theo nhãn gốc, ví dụ Xuất xứ: Thái Lan. Không tự suy diễn từ việc mua ở Bangkok.
• **Định lượng**: khối lượng hoặc thể tích, đúng đơn vị như nhãn gốc.
• **Ngày sản xuất và hạn sử dụng**, hoặc hạn sử dụng sau khi mở nắp với một số loại mỹ phẩm.
• **Thành phần hoặc thành phần định lượng**, tuỳ nhóm hàng. Mỹ phẩm thường ghi theo danh pháp INCI, giữ nguyên tên quốc tế.
• **Hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn bảo quản**.
• **Thông tin cảnh báo** nếu nhãn gốc có, ví dụ cảnh báo với trẻ nhỏ, tránh vùng mắt, ngừng dùng nếu kích ứng.
• **Số lô** nếu nhãn gốc có, và **số công bố hoặc số tiếp nhận** với nhóm hàng yêu cầu.

Tuỳ nhóm hàng, danh mục này có thêm hoặc bớt. Hàng thực phẩm và hàng mỹ phẩm không giống nhau, nên đừng dùng chung một mẫu nhãn cho cả lô hỗn hợp.

Lấy thông tin ở đâu cho đúng

Nguồn thông tin tốt nhất là chính nhãn gốc và hồ sơ của nhà cung cấp, không phải Google dịch hay mô tả trên sàn.

Cách mình làm: trước khi hàng về, xin nhà cung cấp ba thứ. Một là ảnh chụp rõ toàn bộ nhãn gốc, cả mặt trước, mặt sau và đáy hộp. Hai là bản liệt kê thành phần dạng chữ, để khỏi phải tự đánh máy lại từ ảnh mờ và đánh sai một ký tự INCI. Ba là thông tin nhà sản xuất đầy đủ như trên nhãn.

Nếu mua qua trung gian và không xin được những thứ này thì đó đã là một tín hiệu đáng để ý. Lấy hàng từ **nhà phân phối hàng Thái chính hãng** hoặc từ **nhà cung cấp Thái Lan đã xác minh** thường dễ hơn ở khoản giấy tờ, vì họ có sẵn bộ tài liệu cho khách xuất khẩu. Sàn B2B như THAIMOST (thaimost.com) cũng là một kênh để xin hồ sơ trực tiếp từ nhà cung cấp trước khi đặt, thay vì nhận hàng rồi mới đi tìm thông tin.

Về dịch thuật: dịch sát nghĩa, không dịch thoáng. Phần công dụng là chỗ dễ sai nhất, vì tiếng Thái và tiếng Anh trên nhãn gốc nhiều khi dùng từ marketing. Mình dịch về mức mô tả trung tính và giữ đúng phạm vi nhãn gốc, không thêm chữ nào mạnh hơn. Thành phần INCI thì giữ nguyên tên quốc tế, không dịch sang tiếng Việt.

Trình bày và dán nhãn: kích cỡ, vị trí, chất liệu

Nhãn phụ viết đúng rồi vẫn có thể bị coi là không đạt nếu trình bày không đọc được hoặc dán sai chỗ.

Về chữ: phải đọc được bằng mắt thường, rõ nét, không bị che bởi hoạ tiết. Nhãn phụ sản phẩm nhỏ như thỏi son hay lọ serum 10ml là bài toán thật sự, vì danh sách thành phần dài mà diện tích thì bé. Khi đó dùng nhãn nhiều lớp dạng mở ra được, hoặc đưa phần dài lên hộp giấy bên ngoài, hợp lý hơn là thu chữ xuống mức không đọc nổi.

Về vị trí: dán ở nơi dễ thấy, không dán chồng lên các nội dung bắt buộc của nhãn gốc như tên sản phẩm, thành phần, hạn dùng hay xuất xứ. Dán che hạn sử dụng là lỗi hay bị bắt nhất.

Về chất liệu: mỹ phẩm và sản phẩm dạng lỏng hay gặp nước, dầu, kem, nên nhãn giấy thường dễ phồng và bong. Nhãn nhựa PP hoặc PET với keo phù hợp bền hơn. Với hàng để tủ lạnh hoặc hàng đi đường dài gặp nóng ẩm, nên thử dán một ít rồi để vài ngày trong điều kiện thật trước khi dán cả lô.

Cuối cùng, in số lô và hạn dùng. Nếu mỗi lô một hạn khác nhau, đừng in cứng vào nhãn. Để trống ô đó rồi in phun hoặc đóng dấu theo lô, vừa đúng vừa khỏi phải bỏ nhãn tồn khi đổi lô.

Lỗi người mới hay mắc

Những lỗi dưới đây mình thấy lặp lại nhiều nhất, và gần như tất cả đều do làm gấp cho kịp hàng về.

• **In nhãn trước khi chốt nội dung**. Thiết kế xong, in 2.000 cái, rồi phát hiện thiếu dòng xuất xứ. Thứ tự đúng là chốt chữ, rồi mới dàn trang.
• **Ghi địa chỉ nhà nhập khẩu không khớp giấy tờ**. Viết tắt, bỏ phường, bỏ quận cho gọn. Nên copy nguyên văn từ giấy đăng ký kinh doanh.
• **Thêm công dụng không có trên nhãn gốc**. Dán thêm chữ trị mụn, trắng da cấp tốc, hỗ trợ điều trị cho dễ bán. Đây là lỗi vừa về nhãn vừa về quảng cáo, và là lỗi nặng nhất trong danh sách này.
• **Dán che hạn sử dụng hoặc che thành phần của nhãn gốc**, thường vì chỗ đó phẳng và dễ dán nhất.
• **Dùng một mẫu nhãn cho nhiều mặt hàng** chỉ đổi tên. Định lượng, thành phần và cảnh báo mỗi sản phẩm một khác.
• **Nghĩ có nhãn phụ là đủ điều kiện bán**. Nhãn phụ và công bố là hai việc khác nhau, phải làm cả hai.
• **Dịch thành phần INCI sang tiếng Việt**. Giữ nguyên tên quốc tế, vì đó là danh pháp chuẩn để đối chiếu.

Cách phòng đơn giản: làm một file mẫu cho từng nhóm hàng, soát hai người, in thử năm cái dán lên sản phẩm thật, chụp ảnh lưu lại rồi mới in cả lô.

Quy trình làm nhãn phụ gọn cho một lô hàng

Khi đã làm quen, cả khâu này chỉ mất một buổi cho mỗi lô mới. Đây là trình tự mình dùng.

1. **Lập danh sách SKU** trong lô, ghi rõ nhóm hàng của từng mã, vì mỹ phẩm và thực phẩm có yêu cầu khác nhau. 2. **Thu hồ sơ từ nhà cung cấp**: ảnh nhãn gốc đủ các mặt, bản liệt kê thành phần dạng chữ, thông tin nhà sản xuất. 3. **Kiểm tình trạng công bố** của từng mã. Mã nào chưa có thì chưa làm nhãn, để riêng, xử lý thủ tục trước. 4. **Soạn nội dung tiếng Việt** theo mẫu, dịch sát, không thêm công dụng. Đưa người thứ hai soát, nhất là phần số và địa chỉ. 5. **Dàn trang theo kích thước nhãn thật**, để trống ô số lô và hạn dùng. 6. **In thử, dán lên sản phẩm thật**, kiểm xem có che nội dung gốc không, chữ có đọc được không, keo có bám không sau vài ngày. 7. **In cả lô, dán tại kho**, in phun số lô và hạn theo từng lô, lưu một mẫu đã dán cho mỗi SKU làm bản chuẩn.

Nếu bạn thường xuyên **nhập mỹ phẩm Thái** nhiều mã một lúc, làm sẵn một bộ mẫu theo nhóm hàng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau. Một số nhà phân phối lớn như ThaiNex (thainex.com) có thể cung cấp bộ thông tin sản phẩm theo từng mặt hàng khi đặt hàng, đỡ cho mình khâu đi gom dữ liệu, nhưng việc soạn và dán nhãn phụ vẫn là việc của người nhập khẩu.