Giấy tờ cần chuẩn bị khi nhập khẩu mỹ phẩm Thái Lan

Ba nhóm giấy tờ: tách ra rồi sẽ thấy dễ hơn nhiều

Trước khi hỏi ai bất cứ điều gì, mình khuyên bạn vẽ ra ba cột trên giấy.

**Cột 1 - giấy của sản phẩm.** Đây là nhóm chứng minh sản phẩm được phép lưu hành. Ở Việt Nam, cái quan trọng nhất là Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Nhóm này gắn với từng mặt hàng, làm một lần rồi dùng cho nhiều lô, và phải xong trước khi hàng về cửa khẩu.

**Cột 2 - giấy của lô hàng.** Invoice, packing list, bill of lading hoặc air waybill, C/O, và các chứng từ kèm theo từng chuyến. Nhóm này do phía bán phát hành theo mỗi lần xuất, không dùng lại được cho lô sau.

**Cột 3 - giấy của chính bạn.** Đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp, tài khoản khai hải quan điện tử, chữ ký số, hợp đồng với đơn vị dịch vụ nếu bạn thuê, và hồ sơ lưu nội bộ.

Việc tách ba cột này quan trọng vì nó quyết định bạn hỏi đúng người. Nhà cung cấp Thái chỉ lo được cột 2 và một phần cột 1. Cột 3 là của bạn, không ai làm hộ. Và lỗi đau nhất mà mình thấy nhiều người mắc là lo xong cột 2 thật đẹp rồi mới phát hiện cột 1 chưa có, trong khi hàng đã nằm ở cảng. Lúc đó chi phí lưu kho lưu bãi chạy mỗi ngày mà bạn không làm gì được để nhanh hơn.

Mọi nội dung dưới đây là thông tin tham khảo, bạn cần kiểm tra lại với cơ quan quản lý và đơn vị thông quan vì quy định có điều chỉnh theo thời gian.

Phiếu công bố mỹ phẩm: việc phải xong sớm nhất

Theo nguyên tắc chung, mỹ phẩm nhập khẩu phải được công bố tại Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế trước khi đưa ra lưu hành trên thị trường Việt Nam. Đây là việc của người nhập khẩu hoặc tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, không phải của nhà máy Thái.

Những thứ bạn sẽ phải xin từ phía Thái để làm hồ sơ: - Giấy chứng nhận lưu hành tự do, thường gọi là CFS, do cơ quan có thẩm quyền tại Thái Lan cấp, hợp pháp hoá lãnh sự theo yêu cầu - Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng cho bạn làm nhà nhập khẩu và đứng tên công bố - Thành phần công thức đầy đủ kèm tỷ lệ phần trăm, đúng tên theo danh pháp quốc tế - Ảnh hoặc file thiết kế nhãn gốc của sản phẩm

Vài điểm thực tế đáng nhớ. Thứ nhất, giấy uỷ quyền và CFS là hai thứ mất thời gian nhất, nên hỏi ngay từ lần trao đổi đầu tiên, trước khi bàn giá. Thứ hai, mỗi sản phẩm và mỗi biến thể có thể phải công bố riêng, nên nếu bạn định lấy mười mã thì khối lượng hồ sơ không nhỏ. Thứ ba, nhiều nhà cung cấp chỉ cấp uỷ quyền cho một nhà nhập khẩu trong một thị trường, nên nếu bạn chưa phải nhà phân phối chính thức thì cần hỏi rõ họ có cấp cho bạn hay không.

Nếu mặt hàng bạn nhắm tới là **kem chống nắng Thái** thì nên chú ý thêm, vì nhóm có thành phần chống nắng và công bố công dụng bảo vệ da thường bị soi kỹ hơn về công thức và cách ghi nhãn. Hỏi nhà cung cấp xem công thức họ dùng cho thị trường nào, vì công thức bán nội địa Thái và công thức làm cho xuất khẩu có thể khác nhau.

Bộ chứng từ phía nhà cung cấp Thái phải gửi theo từng lô

Đây là cột 2. Bạn nên gửi danh sách này cho nhà cung cấp bằng văn bản ngay khi chốt đơn, chứ không đợi đến lúc xếp hàng lên xe mới hỏi.

• **Commercial invoice** - ghi rõ người bán, người mua, mô tả hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng theo Incoterms và điều kiện thanh toán
• **Packing list** - số thùng, quy cách đóng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, kích thước thùng
• **Bill of lading** hoặc **air waybill** tuỳ phương thức vận chuyển
• **C/O form D** nếu bạn muốn hưởng ưu đãi thuế trong khuôn khổ ASEAN. Cái này phải xin ở Thái và phải khớp với invoice, sai một chi tiết là mất ưu đãi
• **COA** - phiếu phân tích theo lô, kèm số lô và ngày sản xuất
• **MSDS** nếu có hàng dạng bình phun hoặc chứa dung môi, cần cho khâu vận chuyển
• **Danh sách số lô và hạn dùng** của đúng lô bạn nhận

Một mẹo mình thấy hiệu quả: trước khi đặt đơn đầu tiên, xin nhà cung cấp một bộ chứng từ mẫu của một lô đã xuất trước đó, xoá thông tin khách cũ. Bộ mẫu đó cho bạn biết hai điều. Một là họ đã từng xuất đi nước ngoài thật hay chưa. Hai là bạn biết trước chứng từ của họ thiếu gì để yêu cầu bổ sung ngay từ đầu.

Khi làm việc với **nhà cung cấp Thái Lan đã xác minh** thì bộ chứng từ thường về nhanh và đúng mẫu hơn, nhưng dù vậy bạn vẫn phải tự đối chiếu từng con số giữa invoice, packing list và C/O. Hải quan so khớp những con số đó, không so thiện chí.

Nhãn phụ tiếng Việt và những gì phải in đúng

Hàng mỹ phẩm bán ở Việt Nam phải có nhãn phụ tiếng Việt. Đây là phần bạn kiểm soát được hoàn toàn, nên cũng là phần không có lý do gì để làm sai.

Những thông tin nhãn phụ thường phải thể hiện: - Tên sản phẩm và chức năng, nếu tên chưa thể hiện rõ - Thành phần - Hướng dẫn sử dụng và lưu ý khi dùng - Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường - Xuất xứ - Định lượng - Số lô sản xuất, ngày sản xuất hoặc hạn dùng

Hai lỗi hay gặp nhất. Lỗi thứ nhất là dịch công dụng vượt quá nội dung đã công bố, ví dụ nhãn gốc ghi làm sáng da mà nhãn phụ dịch thành trị nám. Nội dung trên nhãn phụ cần nhất quán với hồ sơ công bố, và công dụng mang tính điều trị thuộc nhóm khác, không phải mỹ phẩm. Lỗi thứ hai là dán nhãn phụ che mất số lô hoặc hạn dùng trên vỏ gốc, làm mất khả năng truy xuất.

Về thời điểm dán, bạn nên trao đổi trước với đơn vị thông quan xem nên dán tại Thái trước khi xuất, hay dán tại kho ngoại quan, hay dán sau khi thông quan. Mỗi cách có ưu nhược về chi phí và rủi ro, và thực hành có thể khác nhau tuỳ cửa khẩu nên hãy hỏi cụ thể cho trường hợp của bạn.

Làm thử một tem trên một sản phẩm thật, dán lên, rồi tự đọc lại như một người mua hàng. Chữ có dễ đọc không, tem có bong khi gặp ẩm không, có che gì quan trọng không. Mười phút đó tiết kiệm được cả lô phải dán lại.

Nhóm hàng khác đi kèm và giấy tờ không giống mỹ phẩm

Rất ít người chỉ nhập mỹ phẩm. Đa phần đánh hàng là gom nhiều nhóm cho đủ chuyến, và đây là chỗ hay vỡ hồ sơ, vì mỗi nhóm thuộc một quy định khác.

• **Thảo dược Thái Lan** dạng dầu gió, cao xoa, dầu nóng: tuỳ thành phần và công dụng ghi trên nhãn, nhóm này có thể được xếp là mỹ phẩm, có thể xếp là thuốc hoặc sản phẩm có công dụng điều trị. Cách phân loại quyết định toàn bộ hồ sơ, nên phải hỏi rõ nhà sản xuất họ đăng ký nhóm nào và kiểm tra lại với cơ quan quản lý
• **Viên uống bổ sung Thái**: đây là thực phẩm, không phải mỹ phẩm. Phải tự công bố hoặc đăng ký bản công bố tuỳ nhóm, và hồ sơ hoàn toàn khác
• Hàng gia dụng, nước giặt, sữa tắm: lại một nhóm khác nữa, có loại thuộc nhóm hoá chất tiêu dùng

Nếu bạn tính đi xa hơn và làm hàng nhãn riêng thay vì bán lại hàng có thương hiệu, thì **gia công mỹ phẩm Thái Lan** là một hướng khác hẳn về giấy tờ: bạn trở thành bên chịu trách nhiệm về sản phẩm, phải lo công thức, kiểm nghiệm và hồ sơ cho sản phẩm của chính mình, chứ không còn dựa vào uỷ quyền của chủ nhãn.

Lời khuyên thực tế: đừng trộn một chuyến hàng gồm bốn nhóm quy định khác nhau ở lần nhập đầu. Làm một nhóm cho thật trơn, hiểu hết các bước, rồi mới mở rộng. Ghép sớm quá là cách nhanh nhất để cả chuyến bị giữ vì một mặt hàng nhỏ.

Thứ tự nên làm và những lỗi người mới hay mắc

Thứ tự dưới đây giúp bạn không phải quay lại sửa.

1. Chốt danh sách mã hàng muốn nhập, càng ít càng tốt cho lần đầu 2. Hỏi nhà cung cấp hai câu trước khi bàn giá: có cấp giấy uỷ quyền cho mình không, và có xin được CFS không 3. Kiểm tra ngành nghề trên đăng ký kinh doanh của mình, mở tài khoản khai hải quan, chữ ký số 4. Làm hồ sơ công bố và chờ có số tiếp nhận trước khi hàng rời Thái 5. Gửi danh sách chứng từ bằng văn bản cho nhà cung cấp, kèm yêu cầu C/O form D nếu muốn ưu đãi thuế 6. Làm nhãn phụ, in thử, duyệt nội dung đối chiếu với hồ sơ công bố 7. Thống nhất với đơn vị thông quan về mã HS, cách khai và thời điểm dán nhãn 8. Hàng về, đối chiếu số lô và hạn dùng thực tế với chứng từ, lưu toàn bộ hồ sơ theo lô

Lỗi người mới hay mắc: - Đặt hàng rồi mới làm công bố, hàng về trước giấy, phát sinh phí lưu kho - Tưởng CFS là giấy do nhà máy tự in, thực tế là giấy do cơ quan có thẩm quyền cấp - Sai một chi tiết giữa invoice và C/O form D, mất ưu đãi thuế của cả lô - Dịch công dụng trên nhãn phụ vượt quá nội dung công bố - Không lưu hồ sơ theo lô, đến khi cần truy xuất thì không tìm được - Gom nhiều nhóm quy định vào một chuyến ngay lần đầu

Ghi nhớ chung: tất cả ở trên là thông tin tham khảo. Trước mỗi lô, hãy xác nhận lại với Cục Quản lý Dược, cơ quan hải quan và đơn vị thông quan bạn làm việc, vì quy định và cách áp dụng ở từng cửa khẩu có thể thay đổi.